Zimbra y NextCloud como alternativa a Google Suite o OneDrive con software libre
Mediante este proyecto hemos podido demostrar que, a través de soluciones de correo electrónico y compartición de archivos open source como Zimbra y NextCloud es posible ofrecer a nuestros clientes las herramienta necesarias para eludir las limitaciones de los sistemas tradicionales, mientras disfrutan de las funcionalidades necesarias en su actividad diaria. Todo ello con un importante ahorro en costes al decantarse por alternativas a Google Suite y One Drive.
Gracias a Zimbra y NextCloud, nuestro cliente Init pasa de un sistema de correo tradicional y un almacenamiento limitado, a disfrutar de las ventajas de una solución avanzada, adecuada a sus necesidades actuales
El reto: ofrecer al cliente una alternativa eficiente a su sistema de correo y compartición de archivos
Son cada vez más las empresas que nos contactan en busca de una alternativa a Google Suite, OneDrive, Dropbox o a su sistema tradicional de compartición de ficheros mediante carpetas compartidas en red.
Es el caso de la empresa Init que contaba con un sistema de correo tradicional, con buzones de correo gestionados en un ordenador en local (en muchos casos mediante protocolo POP), y un sistemas de almacenamiento NAS basado en FreeNAS, sin autenticación centralizada.
Como podéis imaginaros, las limitaciones que el escenario anterior tenía eran numerosas:
- Dificultad para compartir el correo en varios dispositivos.
- Imposibilidad de acceso a la información de la red desde fuera de la oficinas.
- Ausencia de herramientas de trabajo colaborativo con las que poder compartir agendas, carpetas y contactos.
- Dificultad para enviar presentaciones y documentos de gran tamaño a clientes a través del email (y menos aún conseguir que dicha información pueda caducar).
- Nula integración entre el servicio de correo y las carpetas compartidas.
- Ausencia de un sistema para gestionar los recursos compartidos de la empresa (salas de reuniones, proyector, coche de empresa etc.).
- Dificultad para poder buscar información dentro de los documentos y buzones de correo.
- Imposibilidad de disponer de un sistema de chat y videoconferencia integrado y corporativo.
INIT contaba con un correo básico, con buzones que disponían únicamente de 1 GB de almacenamiento, lo que obligaba a sus empleados a estar borrando frecuentemente correos con archivos adjuntos o descargándolos a sistemas de almacenamiento locales para no perder la información que contenían. El coste anual de dichos servicios para una empresa con 100 buzones de correo (que no empleados) y funcionalidades de búsqueda avanzada ronda los 10.000 euros al año.
Hoy en día hay varias soluciones en el mercado (Google Suite, One Drive...) que permiten dotar a las organizaciones de un sistema que ofrezca las anteriores funcionalidades, pero todas ellas tienen un elevado coste por uso. Este hecho provoca que para organizaciones de medio o gran tamaño disponer de este servicio conlleve un desembolso muy importante.
Además estas soluciones tienen unas condiciones de uso mucho más restrictivas y limitantes que una solución basada en software libre, por lo que son muchas las empresas que, celosas de la ubicación de su información o porque necesitan niveles de privacidad mayores por el tipo de información que manejan, apuestan por soluciones abiertas.
La solución: Zimbra y NextCloud para una gestión en manos del cliente
El reto que se asumía desde Irontec de migrar la forma de trabajo existente en INIT dotándole de funciones avanzadas, no respondía a una casuística sencilla teniendo en cuenta la variedad de sistemas operativos, navegadores y dispositivos móviles que usan sus empleados y la necesidad de una integración completa y transparente entre la solución y todos ellos.
Para afrontar este reto, Irontec ha apostado por la integración de 2 soluciones open source: Zimbra Collaboration Suite como solución de correo colaborativo y NextCloud como solución de almacenamiento en la nube. Estas soluciones se han integrado a su vez con el directorio LDAP corporativo, para disponer de autenticación centralizada.
Los buzones ahora cuentan también con una capacidad ilimitada y están conectados directamente al almacenamiento en la nube mediante un Zimlet (plugin de Zimbra), permitiendo guardar en ella los correos y sus adjuntos, así como adjuntar archivos almacenados en ella y gestionar su contenido desde el mismo webmail. Funcionalidades que redundan en una mayor competitividad para nuestro cliente.
El resultado: una solución potente, accesible y completa
La potencia de Zimbra, la plataforma de correo y trabajo colaborativo open source más extendida del planeta, combinada NextCloud, servicio de almacenamiento en la nube, han permitido que Init cuente con un correo y una plataforma online muy completa, accesible de manera sencilla desde cualquier dispositivo y con un ahorro de costes de en torno al 75%.
También las agendas han evolucionado significativamente, con lo que cada usuario puede ahora compartir sus reuniones con otros usuarios, gestionar los recursos de la empresa, así como compartir presentaciones corporativas de gran calidad sin limitaciones en el tamaño del archivo a enviar.
La solución planteada por Irontec es toda una demostración de cómo las soluciones abiertas son una alternativa real a soluciones propietarias como Google Suite y One Drive, a las que se impuso en la valoración inicial del proyecto.